Как мы оказались готовыми к карантину

Сложившиеся в мире условия коснулись каждого бизнеса по-разному. Кого-то они вынудили перейти на удалённую работу, а кого-то вообще исчезнуть с рынка. Внезапный переход на удалёнку для кого-то прошёл легко и безболезненно, а для остальных, как лакмусовая бумажка, показал уязвимые места в организации рабочих процессов.

Нас это коснулось, пожалуй, в незначительной степени, так как мы всегда работали по схеме гибридной удалёнки. Сорок процентов штата находятся в офисе, все остальные работают удалённо из других городов и стран. Нам часто указывали на такую схему как на неправильную, но в итоге именно знакомство с удалённой работой помогло нам обойти множество неприятных моментов в сложившейся ситуации. И именно об этом хотелось бы рассказать в этой статье.

Что общего между чатом и кулером для воды?

Раньше у нас была такая проблема: члены команды, которые находятся вне офиса, легко могли выпасть из контекста и не знать, что вообще происходит. В офисе есть кулер, вокруг которого могут собраться коллеги и что-то быстро обсудить. В сети же такого кулера нет, поэтому мы со временем пришли к созданию его аналога - чатов.

Сейчас у нас около 250 чатов с постоянной активностью. Отдельные чаты есть у каждой из команд разработки, у продавцов и у сотрудников кадрового отдела. Есть чаты внутренние, где обсуждаются детали разработки продуктов, есть внешние чаты, где ведутся переговоры с клиентами и контрагентами. Мы структурировали потоки информации таким образом, чтобы в одном чате обсуждалась лишь одна конкретная тема, не было засорения эфира и пропусков важной информации. Все в нашей команде чётко понимают, что срок годности сообщений в чате – один день. После этого уже никто не будет поднимать историю, продираясь через дебри информации. Очень важно, чтобы каждый сотрудник реагировал на важные сообщения и пропускал неважные. Для этого можно изначально не допускать возникновения нерелевантной информации в чате, и именно поэтому мы соблюдаем чёткое разделение чатов на темы.

Ещё один важный аспект гигиены общения в чатах - рабочие дела должны решаться в общих каналах, а не в личных сообщениях. Если какой-то сотрудник пообещал что-то другому сотруднику в личной переписке, мы автоматически считаем, что этого не происходило. Переписка на личные темы может происходить один на один, но рабочие вопросы решаются при свидетелях – иначе начинается беспорядок в коммуникации, что очень трудно контролировать.

Иногда становится важно говорить голосом – например, когда очевидно, что переписка приобретает эмоциональный характер. Важно поймать этот момент и перевести общение в устную форму, потому что выяснять отношения в переписке - гиблое дело.

Нельзя сбрасывать со счетов то, что многие люди в принципе не приучены общаться в текстовой форме, им намного проще доносить свои мысли устно. Поэтому для того, чтобы развить в компании культуру письменного общения, требуются время и терпение.

Неубиваемая почта

Последние 20 лет электронную почту усердно, бодро, с песнями и баянами пытаются похоронить. Но на практике мы убеждаемся в том, что она, скорее всего, будет жить вечно.

Мы не всегда можем собрать общий чат с заказчиками или контрагентами в Slack или Telegram, потому что не все участники переписки пользуются этими мессенджерами. С электронной почтой таких проблем не возникает, что и делает её универсальным инструментом, доступным каждому.

Ещё один несомненный плюс – письма в электронной почте могут храниться десятилетиями. В отличие от чатов, где любая информация имеет свой срок годности, почта может быть идеальным, проработанным хранилищем.

Управление процессами

Есть компании, у которых до кризиса постановка задач для команды производилась с помощью цветных стикеров на белой доске. Сейчас, очевидно, это невозможно, и приходится переключаться на таск-трекинг. Это ещё одна лакмусовая бумажка, которая может сделать видимыми дефекты в управлении и постановке задач.

Этот процесс у нас был отлажен ещё до кризиса – мы пользуемся программой для таск-трекинга Redmine. Это опенсорсное решение, что позволяет нам добавлять свой код и подстраивать программу под наши потребности и нашу CRM.

Совершенно очевидно, что если таск-трекинг не использовался в работе компании до перехода на удалёнку, то внедрять это сейчас будет довольно болезненно. Но когда, если не сейчас?

Всегда готовы

Когда люди начали массово переходить на удалёнку, внезапно оказалось, что интернет не такой уж и безграничный, и если что-то пойдёт не так, можно оказаться неготовым к потере данных.

Недавно в центре Киева была крупная авария, в результате которой сгорело огромное количество кабеля, и, соответственно, огромное количество людей осталось без интернета. Где оперативно взять комплектующие для замены и самих рабочих, если все ушли на карантин?

Это именно тот тип форс-мажоров, к которым должна быть готова IT-команда. Необходим высокоуровневый, квалифицированный подход к резервированию данных, и необходимы инструменты, которые позволяют осуществить настройку и развёртывание в облаке.

Мы приучили себя к регулярным бэкапам и резервированию в разных местах. Кроме этого, мы привыкли настороженно относиться к серверам, которые никогда не падают. Чем дольше что-то не ломается, тем будет хуже, когда это произойдёт, и тем невосполнимее будет ущерб.

Очень важно настроить и удалённое управление аппаратными девайсами. Представьте, что вам нужно перезагрузить что-то, что находится в офисе, а вы сами при этом находитесь на карантине. Нужно получить разрешение на передвижение по городу или дожидаться окончания карантина – в любом случае, работа команды ставится на паузу. Задача была бы в разы более простой и менее болезненной, если бы аппаратурой можно было управлять удалённо.

Именно так у нас всё и устроено: по всему офису стоит система умных управляемых розеток, камеры подключены через PoE-коммутаторы. Да, это дорого, но оно того стоит – тем более, в сложившейся ситуации.

Итак, мы оказались готовы к тому, чтобы максимально безболезненно перейти на удалённую работу, хотя какие-то процессы и пришлось спешно дорабатывать. Но не всем так повезло: для компаний, в которых просто не существует культуры общения в чатах, где таск-трекинг происходит на белой доске, а данные хранятся на одном сервере, необходимость удалённой работы может стать настоящим испытанием. И если компании удастся пройти это испытание, из кризиса она выйдет с новым опытом и улучшенными рабочими процессами.